Guia prático
Organize documentos recebidos por e-mail sem transformar o fechamento em uma caça aos anexos.
Em cinco passos, deixe notas fiscais, faturas, boletos, recibos, comprovantes e XMLs encontráveis — com origem preservada e pendências claras.
O método
Uma rotina que continua simples depois do primeiro mês
- 1
Delimite o período
Defina o mês, o responsável por acompanhar as entradas e o prazo para revisar a lista.
- 2
Liste as fontes
Reúna caixas de e-mail, portais, aplicativos e pessoas que costumam enviar documentos.
- 3
Preserve a origem
Guarde o original e o contexto: remetente e data do e-mail, portal ou pessoa responsável.
- 4
Identifique sem inventar
Use data, fornecedor e tipo quando confirmados. Se não estiver claro, marque para revisão.
- 5
Revise toda semana
Verifique novas entradas, duplicidades aparentes e pendências antes de elas virarem urgência.
Regra de revisão
Quando não estiver claro, marque para revisão.
Não invente fornecedor, tipo ou período. E não descarte o arquivo porque ele ainda não foi entendido ou não parece ter obrigação financeira. Preserve o original e a origem para que alguém possa confirmar depois.
Uma convenção suficiente
Quando os dados estiverem confirmados, use data, fornecedor e tipo: 2026-07-fornecedor-fatura.pdf.
O nome organiza a busca; a origem mantém o contexto.
Antes do fechamento
Confira o que será compartilhado
- Notas fiscais e XMLs estão juntos quando aplicável.
- Boletos e comprovantes estão relacionados ao documento correspondente.
- Arquivos sem identificação continuam disponíveis para revisão.
- A origem de cada material enviado pode ser consultada.
- Pendências foram comunicadas antes do prazo combinado.
Próximo passo
Quer testar uma forma de encontrar e organizar esses documentos sem procurar anexo por anexo?
O Contaby está sendo construído para organizar documentos recebidos por e-mail, preservar a origem e manter revisão humana.
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